ฝ่ายบัญชีที่ได้รับบิลแล้วนำค่าพวงหรีด ลงบัญชีไม่ถูกหมวดเพียงครั้งเดียว อาจทำให้กิจการถูกบวกกลับรายจ่ายตอนปิดงบ หรือถูกประเมินภาษีซื้อคืนพร้อมเบี้ยปรับในภายหลัง หน้านี้สรุปให้ครบว่าพวงหรีดที่บริษัทส่งไปงานศพต้องลงเป็นค่ารับรองหรือสวัสดิการพนักงาน หักรายจ่ายได้เท่าไร ภาษีซื้อเคลมได้หรือไม่ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไหม พร้อมตัวอย่างการบันทึกบัญชีจริงและรายการเอกสารที่ต้องเก็บ อ้างอิงประมวลรัษฎากรและกฎกระทรวงฉบับที่ 143 โดยตรง

ตัวชี้ขาดคือผู้รับพวงหรีดเป็นใคร ถ้าส่งให้ลูกค้า คู่ค้า ซัพพลายเออร์ หรือบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ให้บันทึกเป็นค่ารับรอง ถ้าส่งในงานศพของพนักงานหรือครอบครัวพนักงานตามระเบียบสวัสดิการที่ใช้กับพนักงานทุกคนโดยทั่วกัน ให้บันทึกเป็นค่าสวัสดิการพนักงาน สองหมวดนี้มีเพดานหักรายจ่ายและสิทธิภาษีซื้อต่างกันคนละเรื่อง จึงต้องแยกตั้งแต่วันตั้งเบิก ไม่ใช่ตอนปิดงบ

เหตุผลทางกฎหมายอยู่ในกฎกระทรวงฉบับที่ 143 ข้อ 2 ซึ่งกำหนดว่าค่ารับรองต้องเป็นค่ารับรองอันจำเป็นตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป และบุคคลซึ่งได้รับการรับรองต้องมิใช่ลูกจ้างของบริษัท เว้นแต่ลูกจ้างคนนั้นมีหน้าที่ต้องเข้าร่วมการรับรองด้วย นั่นแปลว่าพวงหรีดที่ส่งไปงานศพญาติของพนักงาน โดยสภาพแล้วไม่เข้านิยามค่ารับรอง แต่เป็นประโยชน์ที่ให้แก่ลูกจ้าง ซึ่งจะถือเป็นรายจ่ายได้ก็ต่อเมื่อกิจการมีระเบียบสวัสดิการเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุวงเงิน โอกาส และใช้กับพนักงานทุกคนในเงื่อนไขเดียวกัน ถ้าไม่มีระเบียบรองรับและจ่ายให้เฉพาะบางคน มีความเสี่ยงถูกมองว่าเป็นรายจ่ายส่วนตัวหรือการให้โดยเสน่หา ซึ่งเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3)

กรณีที่พบบ่อยอีกแบบคือพวงหรีดที่ส่งในนามบริษัทไปงานศพของบุคคลที่ไม่มีความเกี่ยวข้องกับกิจการเลย เช่น ญาติของกรรมการเป็นการส่วนตัว กรณีนี้ไม่ควรบันทึกเป็นรายจ่ายของบริษัท เพราะไม่ได้เกี่ยวเนื่องกับการหากำไรของกิจการ หากบันทึกไปแล้วต้องบวกกลับตอนคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล การแยกสามกลุ่มนี้ให้ชัดตั้งแต่ต้นทาง ทำให้การนำค่าพวงหรีด ลงบัญชีมีร่องรอยที่อธิบายได้ และช่วยให้ผู้สอบบัญชีตรวจงบได้เร็วขึ้น ลดข้อโต้แย้งเวลาถูกเรียกตรวจย้อนหลัง

ในทางปฏิบัติ ผังบัญชีของแต่ละกิจการใช้รหัสไม่เหมือนกัน สิ่งที่ควรทำคือกำหนดรหัสบัญชีย่อยแยกค่ารับรองที่เป็นพวงหรีดและกระเช้าออกมาจากค่ารับรองก้อนใหญ่ เพราะรายการกลุ่มนี้มีเพดานรายบุคคลของตัวเองที่ต้องเฝ้าดู และตอนสิ้นปีจะดึงยอดมาทดสอบเพดานร้อยละ 0.3 ได้ทันทีโดยไม่ต้องไล่เปิดใบสำคัญทีละใบ

ถ้าลงเป็นค่ารับรอง จะหักได้ไม่เต็มจำนวนเสมอไป กฎกระทรวงฉบับที่ 143 กำหนดเพดานไว้สองชั้น ชั้นแรกคือค่าสิ่งของที่ให้แก่ผู้รับการรับรองต้องไม่เกินคนละ 2,000 บาทในแต่ละคราว ชั้นที่สองคือค่ารับรองรวมทั้งปีต้องไม่เกินร้อยละ 0.3 ของยอดรายได้ก่อนหักรายจ่ายหรือของทุนที่ชำระแล้ว แล้วแต่จำนวนใดจะมากกว่า และรวมแล้วต้องไม่เกิน 10 ล้านบาท ส่วนที่เกินสองเพดานนี้ต้องบวกกลับในแบบ ภ.ง.ด.50

เพดาน 2,000 บาทต่อคนต่อคราวคือจุดที่หลายกิจการพลาดโดยไม่รู้ตัว เพราะพวงหรีดดอกไม้สดขนาดใหญ่ที่ใช้ในงานผู้ใหญ่ระดับผู้บริหารหรืองานที่ต้องรักษาหน้าตาองค์กร ราคามักอยู่เหนือเส้นนี้ ตัวอย่างเช่น สั่งพวงหรีด 3,500 บาทให้ครอบครัวลูกค้ารายหนึ่ง ส่วนที่เกิน 1,500 บาทจะถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามทันที แม้เอกสารครบและจ่ายจริงก็ตาม การรู้เส้นนี้ล่วงหน้าทำให้ฝ่ายจัดซื้อวางนโยบายได้ เช่น กำหนดวงเงินมาตรฐานของบริษัทไว้ที่ 2,000 บาทสำหรับงานทั่วไป แล้วอนุมัติเป็นกรณีพิเศษเฉพาะงานสำคัญโดยรับรู้ตั้งแต่แรกว่าส่วนเกินจะบวกกลับ

อีกเงื่อนไขที่ถูกมองข้ามคือข้อ 5 ของกฎกระทรวงฉบับเดียวกัน ซึ่งกำหนดว่าค่ารับรองต้องมีกรรมการ ผู้เป็นหุ้นส่วน ผู้จัดการ หรือผู้ได้รับมอบหมายเป็นผู้อนุมัติหรือสั่งจ่าย และต้องมีใบรับหรือหลักฐานของผู้รับเงิน หมายความว่าใบกำกับภาษีอย่างเดียวไม่พอ ต้องมีร่องรอยการอนุมัติภายในด้วย ใบขออนุมัติที่ระบุชื่องาน ชื่อผู้วายชนม์ ความสัมพันธ์กับกิจการ วันที่ และลายเซ็นผู้มีอำนาจ คือเอกสารที่ทำให้รายจ่ายก้อนนี้ยืนอยู่ได้เวลาถูกตรวจ

สำหรับกรณีสวัสดิการพนักงาน ไม่มีเพดานร้อยละ 0.3 มาบังคับ เพราะไม่ใช่ค่ารับรอง แต่แลกมาด้วยเงื่อนไขว่าต้องเป็นสวัสดิการตามระเบียบที่ให้แก่พนักงานทุกคนโดยทั่วกัน ไม่เลือกปฏิบัติ กิจการที่ส่งพวงหรีดงานศพบิดามารดาพนักงานเป็นประจำจึงควรเขียนเรื่องนี้ลงในระเบียบสวัสดิการให้ชัด ระบุวงเงินต่อครั้งและขอบเขตความสัมพันธ์ที่ครอบคลุม แล้วอ้างอิงข้อระเบียบนั้นในใบสำคัญจ่ายทุกครั้ง เพราะเป็นหลักฐานชิ้นเดียวที่ทำให้ค่าพวงหรีด ลงบัญชีในหมวดสวัสดิการได้อย่างมั่นใจ

ถ้าพวงหรีดนั้นเข้าลักษณะค่ารับรอง คำตอบคือเครดิตไม่ได้ มาตรา 82/5 (4) แห่งประมวลรัษฎากรระบุชัดว่าภาษีซื้อที่เกิดจากรายจ่ายเพื่อการรับรองหรือเพื่อการอันมีลักษณะทำนองเดียวกัน ห้ามนำมาหักในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ข่าวดีคือภาษีซื้อต้องห้ามก้อนนี้ไม่ได้สูญเปล่า เพราะมาตรา 65 ตรี (6 ทวิ) เปิดให้นำภาษีซื้อที่ต้องห้ามตามมาตรา 82/5 (4) ไปถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้

ผลในทางบันทึกบัญชีคือ ไม่ควรแยกเดบิตภาษีซื้อไว้ในบัญชีลูกหนี้กรมสรรพากรแล้วยื่นขอเครดิตในแบบ ภ.พ.30 แต่ให้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าไปเป็นต้นทุนของค่ารับรองทั้งก้อน จุดนี้คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในงานบัญชีของกิจการขนาดกลางและเล็ก เพราะโปรแกรมบัญชีจำนวนมากตั้งค่าเริ่มต้นให้แยกภาษีซื้ออัตโนมัติทุกครั้งที่คีย์ใบกำกับภาษี ถ้าไม่ตั้งรหัสภาษีซื้อต้องห้ามไว้แยกต่างหาก ยอดภาษีซื้อที่ยื่นไปจะเกินสิทธิ และเมื่อถูกตรวจพบภายหลังจะต้องคืนภาษีพร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม

อีกเรื่องที่ต้องระวังคือ แม้เครดิตไม่ได้ ก็ยังต้องขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปทุกครั้งอยู่ดี เพราะใบกำกับภาษีคือหลักฐานพิสูจน์ผู้รับเงิน จำนวนเงิน และวันที่เกิดรายการ ซึ่งจำเป็นทั้งต่อการหักรายจ่ายตามข้อ 5 ของกฎกระทรวง 143 และต่อการตรวจสอบภายใน กิจการที่ยอมรับแค่บิลเงินสดเขียนมือจากแผงดอกไม้ริมทาง มักเจอปัญหาตอนผู้สอบบัญชีขอเอกสารประกอบ เพราะพิสูจน์ไม่ได้ว่ารายจ่ายเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวเนื่องกับกิจการ

ในทางกลับกัน ถ้าพวงหรีดนั้นเป็นสวัสดิการพนักงานตามระเบียบที่ให้ทั่วกัน โดยหลักถือว่าเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการที่ไม่ใช่ค่ารับรอง ภาษีซื้อจึงนำมาหักได้ตามปกติ ความต่างของสองกรณีนี้อยู่ที่เอกสารตั้งต้นล้วน ๆ ดังนั้นก่อนคีย์ใบกำกับภาษีเข้าโปรแกรม ควรให้คนตั้งเบิกระบุตั้งแต่แรกว่าเป็นงานของบุคคลภายนอกหรือของพนักงาน แล้วผูกรหัสภาษีซื้อให้ถูกประเภทตั้งแต่จุดนั้น เพราะการมาแก้ย้อนหลังหลังยื่นแบบไปแล้วยุ่งกว่ามาก และเป็นสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่ทำให้ค่าพวงหรีด ลงบัญชีผิดพลาดสะสมทั้งปี

ถ้าเป็นการซื้อพวงหรีดสำเร็จรูปพร้อมจัดส่ง ถือเป็นการซื้อสินค้า ผู้จ่ายเงินไม่มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย แต่ถ้าสัญญามีลักษณะเป็นการจ้างทำของหรือจ้างบริการ เช่น จ้างจัดดอกไม้ตกแต่งศาลาทั้งงาน จัดดอกไม้หน้าหีบตามแบบที่กำหนด หรือรับจัดงานให้ทั้งพิธี ส่วนที่เป็นค่าบริการต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละ 3 ตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 และออกหนังสือรับรองการหักภาษีให้ผู้รับเงิน

เส้นแบ่งอยู่ที่เนื้อหาของงานไม่ใช่ชื่อที่เขียนบนใบเสร็จ ออร์เดอร์พวงหรีดหน้าศาลาทั่วไปที่ร้านมีสินค้าสำเร็จอยู่แล้วและส่งถึงที่ ถือเป็นการขายสินค้าตามปกติ ส่วนงานที่ลูกค้ากำหนดแบบ ขนาด โทนสี และให้ทีมงานไปติดตั้งจัดวางในสถานที่ มีองค์ประกอบของการจ้างทำของชัดเจน กรณีที่ใบเสนอราคามีทั้งค่าสินค้าและค่าบริการปนกัน วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือให้ร้านแยกบรรทัดค่าสินค้ากับค่าบริการออกจากกันในเอกสารตั้งแต่แรก แล้วหักภาษี ณ ที่จ่ายเฉพาะส่วนค่าบริการ

ด้านเอกสาร ชุดที่ควรเก็บเข้าแฟ้มเดียวกันต่อหนึ่งออร์เดอร์ประกอบด้วยใบขออนุมัติที่มีลายเซ็นผู้มีอำนาจ ใบกำกับภาษีเต็มรูปในชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท ใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานการโอน หลักฐานการส่งมอบ และถ้ามี ให้แนบภาพถ่ายพวงหรีดที่ติดป้ายชื่อบริษัทหน้างานด้วย ภาพถ่ายไม่ใช่เอกสารบังคับตามกฎหมาย แต่เป็นหลักฐานประกอบที่ช่วยยืนยันว่ารายจ่ายเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวเนื่องกับกิจการ ซึ่งมีน้ำหนักมากเวลาต้องชี้แจงย้อนหลังหลายปี และทำให้ค่าพวงหรีด ลงบัญชีของบริษัทผ่านการตรวจได้โดยไม่ต้องตามหาเอกสารเพิ่ม

เวลาสั่งกับ Aorest Wreath ในนามนิติบุคคล แจ้งชื่อบริษัท ที่อยู่ตามหนังสือรับรอง เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และรหัสสาขาที่ต้องการให้ออกบิลมาพร้อมออร์เดอร์ได้เลย ทางร้านออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินให้ทุกออร์เดอร์ ส่งไฟล์ทางอีเมลก่อนแล้วตามด้วยฉบับจริงทางไปรษณีย์ ถ้าต้องการเปิดเครดิตเทอมสำหรับการสั่งประจำ แจ้งทีมขายเพื่อทำเรื่องเปิดบัญชีลูกค้าองค์กรได้ ดูช่วงราคาแต่ละแบบก่อนตั้งวงเงินภายในได้ที่หน้า ราคาพวงหรีดทุกแบบ และดูรูปแบบที่เหมาะกับงานแต่ละประเภทได้ที่ คู่มือพวงหรีดทุกประเภทในกรุงเทพ

สมมติบริษัทสั่งพวงหรีดดอกไม้สดราคา 2,500 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่มร้อยละ 7 เท่ากับ 175 บาท จ่ายจริง 2,675 บาท ถ้าส่งให้ลูกค้า ให้เดบิตค่ารับรอง 2,675 บาท เครดิตเงินฝากธนาคาร 2,675 บาท โดยรวมภาษีซื้อต้องห้ามเข้าไปในค่ารับรองทั้งก้อน แต่ถ้าเป็นสวัสดิการงานศพญาติพนักงานตามระเบียบ ให้เดบิตค่าสวัสดิการพนักงาน 2,500 บาท เดบิตภาษีซื้อ 175 บาท เครดิตเงินฝากธนาคาร 2,675 บาท

สิ่งที่ต้องทำเพิ่มตอนปิดปีคือการทดสอบเพดาน ให้ดึงยอดรวมบัญชีค่ารับรองทั้งปีมาเทียบกับร้อยละ 0.3 ของยอดรายได้ก่อนหักรายจ่ายหรือของทุนที่ชำระแล้วแล้วแต่จำนวนใดจะมากกว่า และไม่เกิน 10 ล้านบาท ส่วนที่เกินให้นำไปบวกกลับเป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณกำไรสุทธิ พร้อมกันนั้นให้ไล่ดูรายการที่มูลค่าต่อคนต่อคราวเกิน 2,000 บาท แล้วบวกกลับเฉพาะส่วนเกินด้วย การทำสองอย่างนี้ในกระดาษทำการเดียวกันทุกปีช่วยให้ตัวเลขในแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลอธิบายได้ทันทีเมื่อถูกสอบถาม

สำหรับกิจการที่ส่งพวงหรีดบ่อยจนเป็นรายการประจำ แนะนำให้ทำทะเบียนคุมแยกหนึ่งแผ่น บันทึกวันที่ ชื่องาน ชื่อผู้รับ ความสัมพันธ์กับกิจการ มูลค่าก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้อนุมัติ และเลขที่ใบกำกับภาษี ทะเบียนแผ่นเดียวนี้ทำให้ค่าพวงหรีด ลงบัญชีได้ถูกหมวดตั้งแต่รายการแรก และตอบคำถามผู้สอบบัญชีได้เกือบทั้งหมด และยังใช้เป็นฐานในการวางงบประมาณปีถัดไปได้ด้วย อ่านรายละเอียดเชิงลึกเฉพาะกรณีลูกค้าและคู่ค้าเพิ่มเติมได้ที่บทความ ซื้อพวงหรีดให้ลูกค้า บันทึกบัญชีอย่างไรให้ถูกต้อง หรือติดต่อทีมลูกค้าองค์กรผ่านหน้า ติดต่อเรา เพื่อขอตัวอย่างเอกสารชุดเต็ม

ข้อมูลกฎหมายในหน้านี้อ้างอิงจาก กฎกระทรวงฉบับที่ 143 กรมสรรพากร ประกอบมาตรา 65 ตรี และมาตรา 82/5 แห่งประมวลรัษฎากร ทั้งนี้ข้อเท็จจริงของแต่ละกิจการต่างกัน ก่อนตัดสินใจปิดงบควรหารือผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของกิจการอีกครั้ง